SharePoint'te bir Excel dosyası oluşturmak, ekibinizdeki herkesin nerede olursa olsun aynı belgeye erişebilmesini sağlamanın yararlı bir yolu olabilir. Bu kılavuz size SharePoint'te paylaşılan bir Excel dosyasının nasıl oluşturulacağını ve bu sistemi kullanmanın avantajlarını gösterecektir. Bu kılavuzla, SharePoint'te bir Excel dosyasını paylaşmanın avantajlarından yararlanabilecek ve bunu gerçekleştirmek için gereken basit adımları öğrenebileceksiniz.
Sharepoint'te Paylaşılan Excel Dosyası Oluşturma: Sharepoint'te paylaşılan bir Excel dosyası oluşturmak için şu adımları izleyin:
- Web tarayıcınızda Sharepoint'i açın.
- Dosyayı depolamak istediğiniz kitaplığı seçin.
- Excel dosyasını yüklemek için Yükle düğmesini tıklayın.
- Dosya yüklendikten sonra açmak için tıklayın.
- Dosya sekmesine gidin ve Paylaş'ı seçin.
- Dosyayı paylaşmak istediğiniz kişilerin adlarını girin.
- Onlara vermek istediğiniz erişim düzeyini seçin.
- Bitirmek için Paylaş'a tıklayın.
Outlook'u varsayılan posta istemcisi mac olarak ayarlama
SharePoint'te Paylaşılan Excel Dosyası Nasıl Oluşturulur?
SharePoint, kuruluşların belgeleri, elektronik tabloları ve diğer dijital varlıkları depolamasına, bunlara erişmesine ve bunlar üzerinde işbirliği yapmasına olanak tanıyan güçlü bir bulut tabanlı işbirliği aracıdır. Birçok şirket, verilerini ve belgelerini bulutta barındırmak için SharePoint'i kullanıyor ve bu, Excel elektronik tablolarını iş arkadaşları ve dış ortaklarla paylaşmak için mükemmel bir araç.
SharePoint'te paylaşılan bir Excel dosyası oluşturmak kolay ve basittir ve yalnızca birkaç basit adım gerektirir. Bu yazıda bunun nasıl yapılacağını tam olarak açıklayacağız.
1. Adım: Excel Dosyasını SharePoint'e yükleyin
SharePoint'te paylaşılan bir Excel dosyası oluşturmanın ilk adımı, dosyayı SharePoint sitesine yüklemektir. Bunu yapmak için SharePoint hesabınızda oturum açmanız ve dosyayı depolamak istediğiniz belge kitaplığına gitmeniz gerekir. Belge kitaplığına girdikten sonra Yükle düğmesini tıklayın ve bilgisayarınızdan Excel dosyasını seçin.
Dosya yüklendikten sonra ona bir ad verebilir ve dosya hakkında saklamak istediğiniz ek bilgileri ekleyebilirsiniz. İşiniz bittiğinde Kaydet'e tıklayın; dosya SharePoint sitesine yüklenecektir.
2. Adım: Güvenliği ve İzinleri Ayarlayın
Dosya SharePoint'e yüklendikten sonraki adım, dosyanın güvenliğini ve izinlerini ayarlamaktır. Bu, dosyaya kimin erişebileceğini ve dosyayla ne yapabileceklerini belirleyecektir. Güvenliği ve izinleri ayarlamak için belge kitaplığında Ayarlar düğmesini tıklayın ve İzinler'i seçin.
Buradan dosyanın izinlerini ayarlayabilirsiniz. Örneğin, bağlantıyı bilen herkesin erişebilmesi için dosyayı herkese açık hale getirebilir veya özel yapıp erişimi belirli kişilerle kısıtlayabilirsiniz. Farklı kullanıcılar veya gruplar için Okuma veya Düzenleme gibi belirli izin düzeylerini de ayarlayabilirsiniz.
Windows güvenlik duvarını yapılandır
3. Adım: Excel Dosyasını Paylaşın
Güvenlik ve izinler ayarlandıktan sonraki adım Excel dosyasını paylaşmaktır. Bunu yapmak için belge kitaplığındaki Paylaş düğmesini tıklayın ve dosyayı paylaşmak istediğiniz kişilerin e-posta adreslerini girin. Dosyayı neden paylaştığınızı açıklayan bir mesaj da ekleyebilirsiniz.
İşiniz bittiğinde Gönder'e tıklayın; dosya belirttiğiniz kişilerle paylaşılacaktır. Dosyanın bağlantısını içeren bir e-posta alacaklar ve SharePoint hesaplarını kullanarak dosyaya erişebilecekler.
4. Adım: Dosya Bildirimlerini Ayarlayın
Excel dosyası paylaşıldıktan sonraki adım dosya bildirimlerini ayarlamaktır. Bu, birisi dosyada değişiklik yaptığında bilgilendirilmenize olanak tanır. Dosya bildirimlerini ayarlamak için belge kitaplığında Ayarlar düğmesini tıklayın ve Uyarılar'ı seçin.
Buradan hangi tür bildirimleri almak istediğinizi seçebilirsiniz. Örneğin, dosya her değiştirildiğinde, birisi dosyaya yorum yaptığında veya biri yeni bir sürüm oluşturduğunda bildirim alabilirsiniz. Bildirimler ayarlandıktan sonra, birisi dosyada değişiklik yaptığında uyarılacaksınız.
Adım 5: Excel Dosyası Üzerinde İşbirliği Yapın
Son adım Excel dosyası üzerinde işbirliği yapmaktır. SharePoint, dosyalar üzerinde gerçek zamanlı olarak işbirliği yapmayı kolaylaştırır ve bunu yeni oluşturduğunuz Excel dosyasıyla yapabilirsiniz. İşbirliğine başlamak için belge kitaplığında İşbirliği Yap düğmesini tıklayın ve Tarayıcıda düzenle'yi seçin.
Bu, Excel dosyasını tarayıcıda açacak ve siz ve ortak çalışanlarınız dosyada gerçek zamanlı olarak değişiklik yapabileceksiniz. Ayrıca sohbet penceresinde birbirinizle sohbet edebilirsiniz; tüm değişiklikler otomatik olarak kaydedilir.
Adım 6: Excel Dosyasını İndirin
Excel dosyası üzerinde ortak çalışmayı tamamladığınızda dosyayı bilgisayarınıza indirebilirsiniz. Bunu yapmak için belge kitaplığındaki İndir düğmesini tıklayın ve Excel Olarak İndir'i seçin. Bu, dosyayı bilgisayarınıza indirecektir ve daha sonra dilediğiniz gibi kullanabilirsiniz.
Adım 7: Sürüm Kontrolünü Yönetin
SharePoint ayrıca Excel dosyasının sürüm kontrolünü yönetmeyi de kolaylaştırır. Bunu yapmak için belge kitaplığındaki Ayarlar düğmesini tıklayın ve Sürüm geçmişi'ni seçin. Bu, dosyanın tüm sürümlerinin bir listesini açar ve zaman içinde dosyada yapılan değişiklikleri görüntüleyebilirsiniz.
Gerekirse dosyanın önceki bir sürümünü de geri yükleyebilirsiniz. Bunu yapmak için geri yüklemek istediğiniz sürümü seçin, Geri Yükle'ye tıklayın; sürüm önceki durumuna geri yüklenecektir.
Adım 8: Excel Dosyasını Sil
Excel dosyasıyla çalışmayı tamamladığınızda dosyayı SharePoint'ten silebilirsiniz. Bunu yapmak için belge kitaplığındaki Ayarlar düğmesini tıklayın ve Sil'i seçin. Bu, dosyayı SharePoint sitesinden kalıcı olarak siler ve artık görüntülenemez veya indirilemez.
Adım 9: Depolama Alanını Yönetin
Excel dosyasını yönetmeyi bitirdiğinizde, tüm dosyalarınız için yeterli alana sahip olduğunuzdan emin olmak amacıyla depolama alanınızı yönetebilirsiniz. Bunu yapmak için belge kitaplığındaki Depolama düğmesine tıklayın ve Depolamayı Yönet'i seçin.
Buradan kullandığınız depolama alanı miktarını ve kalan depolama alanı miktarını görüntüleyebilirsiniz. Depolama alanında yer açmak için artık ihtiyacınız olmayan dosyaları da silebilirsiniz.
Adım 10: Dosya Etkinliğini İzleyin
Son olarak, dosyalarınıza erişildiğinden ve uygun şekilde kullanıldığından emin olmak için dosya etkinliğini izleyebilirsiniz. Bunu yapmak için belge kitaplığındaki Etkinlik düğmesini tıklayın ve Monitör'ü seçin. Bu size dosyaya kimin, ne zaman eriştiğini ve dosyada yapılan değişiklikleri gösterecektir.
Ayrıca birisi dosyaya eriştiğinde veya dosyada değişiklik yaptığında bilgilendirilecek uyarıları da ayarlayabilirsiniz. Bu, dosyaya kimin eriştiğini ve dosyayla ne yaptığını takip etmenize yardımcı olacaktır.
Windows için zamanlayıcı uygulaması
İlgili SSS
SharePoint'te Paylaşılan Excel Dosyası Nasıl Oluşturulur?
Cevap:
SharePoint'te paylaşılan bir Excel dosyası oluşturmak, bir projede başkalarıyla işbirliği yapmanın veya önemli verileri depolamanın harika bir yoludur. İlk adım bir SharePoint sitesi oluşturmaktır. Bunu Office 365 portalında oturum açıp yeni bir SharePoint sitesi oluşturarak yapabilirsiniz. Site oluşturulduktan sonra Excel dosyasını doküman kitaplığına yükleyerek sitenize ekleyebilirsiniz. Daha sonra bu dosyayı diğer kullanıcılara düzenleme izinleri vererek paylaşabilirsiniz. Bu, paylaşılan dosyayı görüntülemelerine, düzenlemelerine ve yorum yapmalarına olanak tanır. Dosya paylaşıldıktan sonra herkesin yaptığı değişiklikler dosyaya yansıtılacaktır.
Sonuç olarak, SharePoint'te paylaşılan bir Excel dosyası oluşturmak basit ve anlaşılır bir işlemdir. Bu kılavuzun yardımıyla iş arkadaşlarınızla paylaşmak ve işbirliği yapmak için kolayca paylaşılan bir Excel dosyası oluşturabilirsiniz. Bu, tüm önemli bilgileri tek bir yerde takip etmenize olanak tanıyarak işbirliğini daha verimli ve üretken hale getirir. Birkaç tıklamayla ve birkaç dakikanızı ayırarak SharePoint'te hızlı bir şekilde paylaşılan bir Excel dosyası oluşturabilirsiniz.
